La constancia de entrega de EPP es el formulario que creó la Resolución SRT 299/11 para registrar, trabajador por trabajador, qué ropa de trabajo y qué elementos de protección personal le entregó la empresa, cuándo, de qué marca y modelo, si estaban certificados y con la firma de quien los recibió. Es obligatoria para todos los empleadores, y desde 2021 la SRT permite llevarla con un sistema informático en lugar de papel.
Qué exige la Resolución SRT 299/11
La resolución tiene tres obligaciones de fondo:
- EPP certificado. Los elementos que se entregan tienen que contar con la certificación de producto (por marca de conformidad o por lote) cuando ese producto tiene certificación obligatoria.
- Un formulario único. Crea la "Constancia de Entrega de Ropa de Trabajo y Elementos de Protección Personal", con un instructivo de cómo completar cada campo.
- Una constancia por trabajador. El empleador tiene que usar ese formulario para cada trabajador y registrar ahí cada entrega.
Qué datos tiene que tener la constancia
El instructivo del formulario numera 18 campos. Agrupados, son estos:
- De la empresa: razón social, CUIT, dirección del establecimiento donde se hace la tarea, localidad, código postal y provincia.
- Del trabajador: nombre y apellido, DNI y una descripción breve del puesto o los puestos de trabajo.
- Los EPP necesarios para ese puesto, según lo que determine el servicio de higiene y seguridad (o la ART, si la empresa está exceptuada de tener servicio).
- De cada entrega: producto, tipo o modelo, marca, si tiene certificación obligatoria (sí o no), cantidad y fecha de entrega.
- La firma del trabajador.
- Un espacio libre para otros datos que se consideren importantes.
Los campos que más conviene revisar
Los EPP necesarios para el puesto. No es una lista de lo que se entregó: es lo que el puesto requiere. Si ese campo está vacío o es igual para todos los puestos, la constancia deja de mostrar si a la persona le dieron lo que necesitaba para su tarea.
Marca, modelo y certificación. "Guantes" o "botines" sin marca ni modelo no permiten saber si el elemento estaba certificado. Es el dato que conecta la constancia con la obligación del artículo 1.
La fecha de cada entrega. Una sola constancia acumula todas las entregas del trabajador. Sin fecha por línea, no hay forma de reconstruir cuándo se repuso cada elemento.
¿Se puede llevar la constancia en digital?
Sí. Hay dos disposiciones de la Gerencia de Prevención de la SRT que lo habilitan.
La Disposición GP 2/2021 (Boletín Oficial del 27 de abril de 2021) permite que los empleadores usen aplicaciones informáticas para completar la constancia, con carácter de declaración jurada. Pone dos condiciones:
- El sistema tiene que permitirle al trabajador no firmar si no recibió lo que figura, o firmar con observaciones si lo recibió de forma insuficiente o deficiente.
- Los registros valen solo si el sistema asegura la seguridad e integridad de los datos y tiene un mecanismo adecuado para identificar y autenticar a los usuarios que cargan la información.
La Disposición GP 3/2022 (Boletín Oficial del 5 de diciembre de 2022) aprueba los estándares técnicos para la constancia digital. Su anexo ordena el tema en cuatro partes:
- Registro: los mismos datos del formulario en papel, más la conformidad del trabajador. Como opcionales menciona la validación de identidad, la geolocalización, la lectura de códigos de barras o QR del EPP y la firma por token.
- Almacenamiento: el empleador tiene que conservar las constancias durante el plazo legal, con copias de resguardo.
- Accesibilidad: la herramienta tiene que poder ser auditada por los órganos de control, y la ART tiene que tener acceso a los datos para asesorar sobre la selección de EPP.
- Desarrollo: la herramienta puede ser propia o de un proveedor, siempre que proteja la confidencialidad, la integridad y la conservación de la información.
La conformidad del trabajador
Es el punto que más cambia respecto del papel. En una planilla, la firma solo dice "recibí". En la constancia digital que pide la Disposición GP 2/2021, el trabajador tiene tres respuestas posibles: firmar conforme, firmar con observaciones o no firmar. Esa tercera opción es la que le da valor a las otras dos, porque muestra que firmar no era la única salida.
Lo que la norma no dice
- El plazo de conservación. La Disposición GP 3/2022 habla del "plazo legal" pero no fija un número. Conviene definirlo con el profesional de higiene y seguridad y el asesoramiento legal de la empresa.
- Un tipo de firma en particular. Ni la Disposición GP 2/2021 ni el anexo de la 3/2022 exigen firma digital certificada. Lo que exigen es identificar y autenticar a quien carga y asegurar que el dato no se altere después.
- Cada cuánto renovar cada elemento. Eso depende del puesto, del uso y de lo que indique el fabricante, y lo define el servicio de higiene y seguridad.
Qué preguntar antes de elegir una herramienta digital
- ¿El trabajador puede firmar con observaciones o no firmar, además de firmar conforme?
- ¿Cómo se identifica a quien firma y a quien carga la entrega?
- ¿Queda registro de cada cambio, con usuario y fecha, o se puede editar una entrega sin que quede rastro?
- ¿Puedo sacar la constancia de un trabajador, con todas sus entregas, en el momento en que me la piden?
- ¿Qué pasa con mis datos si mañana dejo de usar el sistema? ¿Los puedo exportar?
En SHIPSAFE la entrega se registra desde el celular, el trabajador firma en el momento con las tres opciones de conformidad y la constancia queda disponible en PDF, con el historial completo de cada persona.
Esta nota resume el texto de la Resolución SRT 299/11 y de las Disposiciones GP 2/2021 y 3/2022 con fines informativos. La aplicación a cada caso concreto corresponde al profesional de higiene y seguridad y al asesoramiento legal de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿La constancia de entrega de EPP es obligatoria?
Sí. La Resolución SRT 299/11 obliga a todos los empleadores a usar el formulario de constancia de entrega de ropa de trabajo y elementos de protección personal, completando uno por cada trabajador y registrando ahí cada entrega.
¿Vale una constancia de entrega de EPP digital?
Sí. La Disposición GP 2/2021 de la SRT permite completarla con aplicaciones informáticas, con carácter de declaración jurada, siempre que el sistema asegure la integridad de los datos e identifique y autentique a los usuarios. La Disposición GP 3/2022 fija los estándares técnicos de registro, almacenamiento y accesibilidad.
¿La constancia digital necesita firma digital certificada?
Ni la Disposición GP 2/2021 ni el anexo de la Disposición GP 3/2022 exigen firma digital certificada. Piden identificar y autenticar a quien carga la información, registrar la conformidad del trabajador y asegurar que los datos no se alteren.
¿Qué pasa si el trabajador no recibió lo que figura en la constancia?
La Disposición GP 2/2021 exige que el sistema digital le permita no firmar si no recibió el elemento, o firmar con observaciones si lo recibió de forma insuficiente o deficiente.